거절 메일 예시 3가지: 업무 요청·제안·납기 연장

거절 메일을 쓸 때 가장 많이 하는 실수는 거절을 너무 부드럽게 쓴 나머지 거절인지 모르게 만드는 것입니다. "검토해 보겠습니다", "어려울 수도 있을 것 같습니다" 같은 말을 받은 상대는 아직 가능성이 있다고 생각하고 다시 연락을 합니다. 그러면 거절은 두 번, 세 번으로 늘어납니다. 아래에서는 상대가 누구냐에 따라 거절하는 방식이 어떻게 달라지는지 세 가지 메일로 보여드리고, 모호한 거절을 분명한 거절로 고치는 과정을 다룹니다.

거절은 분명하게, 태도는 부드럽게

거절 메일에서 분명해야 하는 건 결론이고, 부드러워야 하는 건 그 결론을 둘러싼 말입니다. 처음 문장이나 두 번째 문장에서 못 한다는 사실을 말하고, 그다음에 이유를 한 줄, 가능하다면 대안을 하나 붙입니다. 이유를 길게 쓰면 상대는 그 이유를 해결할 방법을 제안하기 시작합니다. 반대로 대안이 없으면 상대는 거절만 당한 느낌이 되므로, 할 수 있는 일을 하나는 꼭 찾아서 적습니다.

상대별 거절 메일 예시

예시 1. 다른 부서의 업무 요청을 거절할 때

이럴 때 쓰세요다른 팀에서 일정이 촉박한 일을 부탁했는데 내 업무 우선순위상 맡기 어려울 때. 같은 회사라 관계를 지키면서도 기준(우선순위)을 분명히 합니다.

두 번째 문장에서 "맡기 어렵습니다"를 분명히 했고, 이유는 업무 두 건이라는 구체적인 사실 하나입니다. 대안을 둘 주었고 둘 다 "내가 도울 수 있는 만큼"입니다. 내가 할 수 없는 것을 못 한다고 하면서도 협력하려는 태도는 남겨 둔 것입니다.

예시 2. 외부의 협업·영업 제안을 거절할 때

이럴 때 쓰세요모르는 업체가 제안을 해 왔고, 앞으로도 진행할 계획이 없을 때. 상대의 시간을 아끼기 위해 분명하게 닫되 예의는 지킵니다.

"검토 결과 진행하지 않기로 했다"고 분명히 닫았습니다. "다음에 기회가 되면"이라고만 쓰면 상대는 몇 주 뒤 다시 연락합니다. 이유는 상대 제안의 품질이 아니라 우리 방침이라는 점을 밝혀 상대가 불필요하게 설득하지 않도록 했습니다. 마지막 인사는 짧게 두었습니다.

예시 3. 거래처의 납기 연장 요청을 거절할 때

이럴 때 쓰세요거래처가 약속한 납품일을 늦춰 달라고 했는데 이쪽 사정상 받아들이기 어려울 때. 안 되는 이유를 사실로 설명하고 가능한 범위를 제시합니다.

이 메일에는 사과 대신 감사가 들어갑니다. 연락을 미리 준 것이 고마운 일이기 때문입니다. 안 되는 이유는 "행사 일정을 바꿀 수 없다"는 한 가지 사실이고, 그 뒤에는 협의할 수 있는 범위를 구체적으로 열어 두었습니다.

애매한 거절은 이렇게 고쳤습니다

아래 원문은 쓴 사람은 거절했다고 생각하지만 받는 사람은 거절로 읽지 않을 가능성이 높은 메일입니다.

다듬기 예시: 거절인지 모르는 거절

무엇이 왜 바뀌었나

1. "어려울 수도 있을 것 같습니다"를 "진행이 어렵다는 결론을 드립니다"로 바꿨습니다. "수도", "것 같다"가 붙으면 상대는 가능성이 남았다고 읽습니다.
2. "일정이 계속 빠듯해서요"를 "확정된 프로젝트 두 건"으로 구체화했습니다. 구체적인 이유일수록 상대가 설득을 포기하기 쉽습니다.
3. "다음에 기회가 되면 꼭"을 "11월 이후라면 가능"으로 바꿨습니다. 기약 없는 "다음에"는 거절을 흐리기만 하고, 실제로 가능한 시기를 말하면 거절은 분명하면서 관계는 이어집니다. (실제로 가능하지 않다면 이 문장은 빼야 합니다.)
4. "죄송합니다"를 "제안 주셔서 감사합니다"로 바꿨습니다. 거절은 잘못이 아니므로, 죄송하다고 하면 거절이 번복될 여지처럼 읽힙니다.

거절 메일의 순서

세 예시는 같은 순서입니다. 감사, 결론(분명하게), 이유(한 줄), 대안이나 다음, 마무리. 결론을 이유 뒤에 쓰고 싶은 마음이 들지만, 읽는 사람은 이유보다 결과를 기다리고 있으니 앞에 두는 편이 낫습니다. 쓰기 쉬운 문장을 모았습니다.

• 감사: "○○를 먼저 의논해 주셔서 감사합니다." / "제안 주셔서 감사합니다."
• 결론: "이번에는 진행하기 어렵습니다." / "제안은 진행하지 않기로 했습니다."
• 이유: "○○ 때문에 ○○가 어렵습니다." 한 문장이면 충분합니다.
• 대안: "○○라면 가능합니다." / "○일 이후라면 다시 의논드릴 수 있습니다."
• 마무리: "좋은 기회를 주셔서 감사합니다." / "앞으로도 좋은 관계 이어 가기를 바랍니다."

거절할 때 피하면 좋은 표현

보내기 전에 확인할 것

• "안 된다"는 결론이 앞쪽 두 문장 안에 분명히 있나요.
• "수도", "것 같습니다" 같은 흐리는 말이 결론 문장에 붙어 있지 않나요.
• 이유가 구체적인 사실 한 가지로 정리돼 있나요.
• 실제로 가능한 대안이 하나 이상 있나요. (없다면 없다고 분명히 맺습니다.)
• 거절이 아닌 부분(요청해 준 것, 제안 자체)에는 감사가 들어 있나요.

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